組合側からの要求であった違法状態にある三六協定締結については、11月下旬に事前に職員説明会をするとの連絡を協会側から受けてはいたものの、日にちまでの告知はなかった。2016年11月29日（火）、月例の職員会議「事務局調整会議」があり、おそらくこの日に三六協定に関する職員説明会があるだろうと思っていた。
定例のスケジュール確認を終えた後、臨時職員を除く出席していた職員に「提案書」なるものが配布され、その書面には三六協定の手続きとそれに伴う労働者の過半数代表の選出について事務的に説明、提案されていた。

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